Sahadan Notlar #1: Bir Denetim Hikayesi: Denetçi Uçakta, Hazır mısın?
Güncelleme tarihi: 25 Tem
Bazı cümleler vardır; üzerinden yıllar geçse de ilk duyduğunuz andaki hissi unutamazsınız.
Benim için o cümle şuydu:
"Denetçi uçakta. Hazır mısın?"
Meslek hayatımın henüz ikinci haftasıydı.
Yeni işe başlamanın heyecanı üzerimdeydi. Süreçleri öğrenmeye, tesisi tanımaya ve yapılan uygulamaların mantığını anlamaya çalışıyordum. Kendimi hâlâ "öğrenme aşamasında" hissediyordum.
O gün müdürüm beni yanına çağırdı.
Sakin ama düşündürücü bir ifadeyle önce şunu söyledi:
"Denetçi şu an uçakta. Birkaç saat içinde burada olacak."
Sonra kısa bir duraksamanın ardından şu soruyu sordu:
"Hazır mısın? Bizi taşıyabilecek misin?"
O an hissettiğim şeyi bugün bile net olarak hatırlıyorum.
Bir yanda daha ikinci haftasında olan bir çalışan, diğer yanda şirketin karşı karşıya kalacağı önemli bir denetim...
Hazır mıydım?
Açıkçası değildim.
Çünkü daha ikinci haftamdı.
Tesisteki personelin tamamını tanımıyordum. Doküman sistemine tam olarak hâkim değildim.
Karşımda mükemmel şekilde kurulmuş bir sistem yoktu.
Beni adım adım yönlendirecek bir eğitim planı da yoktu.
Birçok şeyi kendi çabamla öğrenmek, araştırmak ve geliştirmek zorundaydım.
Zorlu bir yola başladığımı o gün anlamıştım.
Denetçi gerçekten de bir kaç saat sonra geldi.
Önce evrakları incelemeye başladı. Kayıtlar, prosedürler, takip formları ve beraberinde gelen çoğunu cevaplayamadığım sorular...
Sonra sahaya indik.
Üretim alanını gezerken çalışanlarla konuşuyor, süreçleri sorguluyor ve detaylara dikkat ediyordu.
Bir noktada bana dönüp personellerden birini işaret ederek soru sordu.
Sonra bir diğerini...
Derken çalışanların kullandığı ekipmanlardan, görevlerinden ve hatta ayakkabılarına kadar uzanan sorular gelmeye başladı.
Ben ise bazı soruların cevabını veremiyordum.
Çünkü gerçekten bilmiyordum.
Ne personeli yeterince tanıyordum ne de işletmenin tüm prosedürlerine hâkimdim.
O an kendimi oldukça yetersiz hissettiğimi hatırlıyorum.
Bir yandan da düşünüyordum.
"Bu kadar kısa sürede bunları öğrenmem nasıl beklenebilirdi?"
Denetimlere aslında tek bir kişi hazırlanmaz.
Eğer bir işletmede gıda güvenliği sistemi gerçekten kurulmuşsa, denetim günü geldiğinde herkes kendi görevini bilir. Kalite sorumlusu, üretim ekibi, depo personeli, satın alma birimi ve yönetim aynı sistemin parçalarıdır.
İyi bir denetim, işletmenin kendisini dışarıdan görmesini sağlar. Güçlü yönleri ortaya çıkarır, geliştirilmesi gereken noktaları gösterir ve sistemin gerçekten çalışıp çalışmadığını test eder.
Aradan yıllar geçti...
O zamanlar müdürümün sorduğu soru bana büyük bir stres gibi gelmişti:
"Denetçi uçakta. Hazır mısın?"
Şimdi ise aynı soruya farklı cevaplar veriyorum.
Gıda güvenliğinde önemli olan denetime hazırlanmak değil, her gün denetime hazır olmaktır.
Çünkü sağlam kurulan bir sistem, denetim tarihine göre çalışmaz. Her gün aynı disiplinle çalışır.
Ve en önemlisi, gıda güvenliği yalnızca prosedürlerden ve evraklardan ibaret değildir.
Yorumlar