Sahadan Notlar #2: Bir Formun Olması, Sistemin İşlediği Anlamına Gelmez.
Bir Formun Olması, Sistemin İşlediği Anlamına Gelmez.
Bu durumu Eğitim Prosedürü üzerinden ele alalım.
Bazen işletmelerde prosedürler hazırlanmış, formlar oluşturulmuş ve dosyalar düzenlenmiş oluyor. İlk bakışta her şey eksiksiz gibi görünebiliyor.
Ancak sistemi biraz daha yakından incelediğinizde şu sorular önem kazanıyor:
- Hazırlanan prosedür gerçekten uygulanıyor mu?
- Eğitim planı oluşturulmuş mu?
- Eğitim kayıtları düzenli tutuluyor mu?
- Verilen eğitimin etkinliği değerlendiriliyor mu?
Gıda güvenliği yönetim sistemleri yalnızca belge hazırlamaktan ibaret değildir. Asıl amaç, hazırlanan sistemlerin günlük çalışma düzeninin bir parçası haline gelmesini sağlamaktır.
Bazı sorular vardır; yalnızca bir denetim sorusu değildir. Mesleki bakış açınızı değiştiren dönüm noktalarıdır.
Bunu ilk tedarikçi denetimlerimden birinde yaşadım.
Denetim sırasında denetçi bana sakin bir şekilde şu soruyu yöneltti:
"Açıkça tanımlanmış ve onaylanmış bir eğitim prosedürünüz var mı?"
Kendimden emin bir şekilde, "Evet." dedim.
Hazırladığımız eğitim prosedürünü açtım. Ardından personel eğitim kayıtlarını gösterdim. Eğitimlerin yapıldığını kanıtlayan formlar dosyada eksiksizdi.
Denetçi belgeleri inceledi, gülümsedi ve şöyle dedi:
"Çok güzel... Peki ya etkinlik değerlendirmesi?"
O an kısa bir sessizlik oldu.
Aklımdan birçok düşünce geçti. Eğitim prosedürümüz vardı. Eğitim kayıtlarımız da vardı. Ancak eğitimlerin etkinliğini ölçen, personelin verilen eğitimi ne kadar benimsediğini gösteren bir değerlendirme sistemimiz yoktu.
İşte o an önemli bir gerçeği fark ettim.
Bir eğitim prosedürünün bulunması tek başına yeterli değildir. Eğitimlerin planlanması, uygulanması, kayıt altına alınması ve öğrenilen bilgilerin ne kadar hayata geçirildiğinin değerlendirilmesi, etkili bir eğitim sisteminin temel parçalarıdır.
Bir eğitimin verilmiş olması, o eğitimin amacına ulaştığı anlamına gelmez.
Bir yönetim sistemi sadece prosedür hazırlamakla tamamlanmaz. Süreçlerin planlanması, uygulanması, kayıt altına alınması ve etkinliğinin değerlendirilmesi gerekir. Bu adımlardan biri eksik olduğunda sistem de eksik kalır.
O denetim bana yalnızca bir eksikliği değil, kalite yönetim sistemlerine farklı bir bakış açısıyla yaklaşmayı öğretti.
Bugün bir işletmeye danışmanlık verirken ya da bir sistemi incelerken artık yalnızca şu soruyu sormuyorum:
"X Prosedürü var mı?"
Bunun yerine şunları sorguluyorum:
- Bu prosedür mevcut mu ? Gerçekten uygulanıyor mu?
- Eğitimler planlı bir şekilde yürütülüyor mu?
- Katılım kayıtları tutuluyor mu?
- Eğitimlerin etkinliği ölçülüyor mu?
- Gerekli olduğunda iyileştirme yapılıyor mu?
Çünkü gerçek bir gıda güvenliği kültürü, yalnızca belgelerle değil; belgelerin hayata geçirilmesiyle oluşur.
O denetimde bana yöneltilen "Peki ya değerlendirmesi?" sorusu, meslek hayatım boyunca bakış açımı değiştiren sorulardan biri oldu. Çünkü bazen tek bir soru, onlarca sayfalık prosedürden daha fazla şey öğretir.
🌿 Mühendis Sahada Notu: Kaliteli bir yönetim sistemi, yalnızca doldurulmuş formlarla değil; birbirini tamamlayan süreçlerle oluşur. Bir belgenin varlığı değil, sistemin işlerliği güven oluşturur. Belgeler sistemi başlatır, değerlendirme ise sistemi geliştirir.
#tedarikçi denetimleri
#kalite yönetim sistemleri
Yorumlar